Polityka prywatności dla usług i produktów oferowanych przez MOL Sp. z o.o. z siedzibą w Gdyni

1. Postanowienia ogólne

Niniejszy dokument polityki prywatności (dalej: Polityka) dostarcza użytkownikom i klientom, którymi w szczególności są dyrektorzy, pracownicy i czytelnicy bibliotek publicznych, akademickich, pedagogicznych, prywatnych i szkolnych, dyrektorzy szkół, nauczyciele, uczniowie oraz inne osoby korzystające z usług i produktów świadczonych przez MOL Sp. z o.o., w tym w formie elektronicznej, informacji na temat przetwarzania danych osobowych przez ten podmiot.

MOL Sp. z o. o. z siedzibą w Gdyni (dalej: MOL) przywiązuje szczególną uwagę do poszanowania prywatności osób, których dane osobowe oraz inne informacje przetwarza w związku z korzystaniem przez te osoby z usług lub produktów oferowanych przez MOL, w tym świadczonych drogą elektroniczną.

MOL oferuje i dostarcza różne produkty i usługi, w tym usługi cyfrowe, dla bibliotek jako narzędzia do ich codziennej pracy, w związku z którymi przetwarzane są dane osobowe.

MOL ceni prywatność wszystkich osób i chce dostarczyć im szczegółowych i zrozumiałych informacji na temat celów przetwarzania pozyskiwanych od tych osób danych osobowych lub innych dostarczanych informacji, zasad ich wykorzystywania i stosowanych środków ochrony w związku z korzystaniem przez te osoby z oferowanych im usług i produktów.

MOL zobowiązuje się chronić prywatność klientów i użytkowników produktów i usług zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa.

Niniejszy dokument określa podstawowe zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych, poszanowania prywatności i dóbr osobistych klientów oraz użytkowników produktów i usług.

Jeżeli MOL zbiera dane osobowe i decyduje o celach i środkach ich przetwarzania, jest ich administratorem. Administrator danych działa jako spółka z ograniczoną odpowiedzialnością MOL Sp. z o.o. z siedzibą w Gdyni przy ul. Śląskiej 35-37, 81-310 Gdynia, posiadająca numer NIP: 586-19-88-228 i REGON 191682333 wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ w Gdańsku, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000193927. Spółka posiada kapitał zakładowy w wysokości 257.040 PLN.

MOL przestrzega zasad ochrony prywatności klientów i użytkowników produktów oraz usług, w tym usług cyfrowych obejmujących w szczególności ich dane osobowe oraz dobra osobiste, określonych w obowiązujących w tym zakresie przepisach prawa.

Użytkownik lub klient, który nie akceptuje treści niniejszego dokumentu, nie powinien korzystać z usług i produktów świadczonych przez MOL.

Postanowienia warunków świadczenia poszczególnych usług mogą opisywać w sposób odrębny zasady przetwarzania danych osobowych użytkowników tych usług. Wówczas takie szczegółowe warunki mogą mieć nadrzędny lub uzupełniający charakter względem niniejszej Polityki.

Produkty i usługi MOL mogą zawierać linki do stron internetowych innych podmiotów i oferowanych przez nie usług. Podmioty te mogą mieć własną politykę prywatności, z którą należy się zapoznać. MOL nie ponosi odpowiedzialności za praktyki dotyczące prywatności, ani za produkty i usługi ww. stron trzecich.

2. Produkty

MOL w ramach prowadzonej działalności dostarcza następujące kategorie usług i produktów, w tym produktów cyfrowych w związku z którymi wymagane jest przetwarzanie danych osobowych ich użytkowników:

a) systemy do zarządzania bibliotekami,

b) serwisy internetowe,

c) inne produkty cyfrowe wykorzystywane przez użytkowników,

d) zamówienia produktów i usług realizowanych w formie tradycyjnej.

3. Zakres i cel przetwarzania danych osobowych

MOL przetwarza dane osobowe wyłącznie dla określonych i zgodnych z prawem celów, głównie dla potrzeb umożliwienia użytkownikom i klientom korzystania z usług świadczonych drogą elektroniczną, rozwoju oferowanych produktów, realizacji zamówień i działalności marketingowej. Dane osobowe zbierane są w zakresie koniecznym do osiągnięcia realizowanego celu.

Zakres i sposób zbieranych danych osobowych o użytkownikach i klientach różni się w zależności od produktu i usługi dostarczanej przez MOL i celu do którego użytkownik lub klient wykorzystuje usługę lub produkt.

MOL w celu świadczenia usług i dostawy produktów przetwarza następujące kategorie danych osobowych:

a) dane kontaktowe,

b) dane o posiadanych usługach i produktach,

c) dane pozyskane w związku z korzystaniem z serwisów internetowych,

d) dane pozyskane w związku z korzystaniem z systemów do zarządzania bibliotekami,

e) dane rozliczeniowe.

W przypadku produktów i usług zakres danych różni się w zależności od ich rodzaju lub funkcji, z jakich korzysta użytkownik lub klient oraz celu do jakiego dany produkt lub usługa są wykorzystywane. Sposób zbierania i zakres danych przedstawia się następująco:

a) dane zbierane mogą być automatycznie podczas korzystania z serwisów internetowych i korzystania z systemów do zarządzania bibliotekami i mogą obejmować adres IP, nazwę domeny oraz informację o urządzeniu (typ przeglądarki internetowej, systemu operacyjnego, rozdzielczości ekranu),

b) dane zbierane mogą być podczas rejestracji w serwisach internetowych i obejmują imię, nazwisko, adres poczty elektronicznej, login, hasło,

c) dane zbierane przy korzystaniu z formularzy kontaktowych obejmują numer telefonu, imię, nazwisko, adres poczty elektronicznej,

d) dane zbierane przy realizacji zamówień obejmują imię i nazwisko osoby reprezentującej, adres poczty elektronicznej, numer telefonu, dane odbiorcy i nabywcy potrzebne do wystawienia faktury VAT,

e) dane przetwarzane w celu przesyłania informacji handlowych obejmują, imię, nazwisko, adres e-mail, numer Klienta (zależny od używanego produktu lub usługi oferowanej przez MOL).

MOL przetwarza dane osobowe użytkowników i klientów, w celach:

a) sprawnego funkcjonowania serwisu oprogramowania,

b) rejestracji kont w przypadkach wymaganych w ramach usług i produktach cyfrowych,

c) realizacji usług świadczonych drogą elektroniczną i dostarczania produktów cyfrowych,

d) świadczenia usługi utrzymania, administrowania oraz hostingu w ramach dostarczanych usług elektronicznych i produktów cyfrowych,

e) wysyłania informacji i/lub ofert handlowych na wskazany przez użytkownika adres poczty elektronicznej w tym przesyłanie newsletterów,

f) obsługi procesu rejestracji i logowania do konta użytkownika,

g) identyfikacji i autoryzacji użytkownika,

h) ewentualnego dochodzenia roszczeń,

i) wyjaśniania okoliczności niedozwolonego korzystania z usług świadczonych drogą elektroniczną,

j) realizacji tradycyjnego procesu realizacji zamówień i ich rozliczeń,

k) tworzenia kopii i przechowywania danych,

l) marketingu bezpośredniego.

MOL oświadcza, że w każdym przypadku, w którym korzystanie z usługi lub produktu wymaga podania danych osobowych ich podanie jest dobrowolne, jednak konieczne w celu realizacji zamówienia i jego rozliczenia, świadczenia usługi elektronicznej lub dostarczenia produktu cyfrowego, w szczególności w przypadkach rejestracji użytkownika, założenia konta i zawarcia umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną zgodnie z postanowieniami Regulaminów świadczenia usług drogą elektroniczną określonych przez MOL.

Niezależnie od powyższego odrębna zgoda użytkowników wymagana jest na przetwarzanie danych w celach wskazanych lit. e) powyżej.

W przypadku usług i produktów dostarczanych na potrzeby bibliotek, w szczególności oferowanych w modelu Saas (Software as a service) administratorami danych przetwarzanych za ich pośrednictwem są biblioteki. MOL może przetwarzać te dane wyłącznie na zasadzie powierzenia danych osobowych w zakresie i celu określonym w odrębnych umowach zawieranych z tymi podmiotami. MOL może przetwarzać te dane wyłącznie w formie określonej w umowie powierzenia przez administratora tych danych, a w braku określenia formy wyłącznie w postaci zanonimizowanej, przy użyciu odpowiednich technik anonimizujących oraz w celu analizy statystycznej prowadzonej dla potrzeb użytkowników usług i produktów cyfrowych, w związku z ich rozwojem i ulepszeniem funkcjonalności.

4. Okres przetwarzania danych

MOL przetwarza (przechowuje) dane osobowe nie dłużej niż jest to konieczne do realizacji celów, dla których je zgromadzono, chyba że obowiązujące przepisy prawa wymagają ich dłuższego przechowywania. Okresy przechowywania mogą różnić się w zależności od celu przetwarzania.

I tak:

• w celu przesyłania informacji handlowych dane przetwarzane są do momentu wycofania zgody przez osobę której dane dotyczą;

• w celu realizacji umowy dane przetwarzane są przez okres jej realizacji oraz do upływu przedawnienia roszczeń z tego tytułu;

• w celu obsługi zgłoszonych zapytań za pomocą formularzy kontaktowych dane przetwarzane są przez okres niezbędny do obsługi zapytania;

• w celu obsługi wniesionej reklamacji dane przetwarzane są przez okres niezbędny do rozstrzygnięcia ewentualnego sporu;

• dane zebrane automatycznie w związku z korzystaniem z naszych serwisów internetowych w celu realizacji usługi elektronicznej przetwarzane są przez okres trwania umowy i do upływu przedawnienia roszczeń z tego tytułu;

• dane zbierane automatycznie podczas korzystania z naszych serwisów internetowych oraz korzystania z systemów do zarządzania bibliotekami w celach wyjaśnienia nieuprawnionego dostępu przetwarzane są przez okres 12 miesięcy po ich pozyskaniu;

• maksymalny okres przechowywania danych w celach rozliczeniowych wynosi 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku związany ze świadczoną usługą. Wiąże się to z upływem okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Po upływie okresów przetwarzania dane osobowe są usuwane lub anonimizowane.

5. Podstawa prawna przetwarzania danych

MOL przetwarza dane osobowe wg następujących przesłanek legalizacyjnych:

• zawarcie i wykonanie umowy: np. korzystanie z usług i produktów online po akceptacji warunków świadczenia tych usług. Podanie tych danych jest zawsze dobrowolne, ale niezbędne w celu zawarcia i realizacji umowy;

• wyrażona zgoda: np. przesyłanie zapytań za pomocą formularzy kontaktowych dostępnych na stronach internetowych. Podanie danych jest dobrowolne ale niezbędne do obsługi procesu odpowiedzi na zgłoszone pytanie;

• wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na MOL: np. rozpatrywanie reklamacji, dokonanie rozliczeń finansowych;

• prawnie uzasadnione interesy MOL: np. przetwarzanie danych dla celów przesyłania informacji handlowych;

6. Przekazywanie danych

MOL może powierzyć przetwarzanie danych osobowych podmiotom trzecim działającym w imieniu i na rzecz MOL w związku z koniecznością świadczenia usługi na rzecz MOL wymagającej przetwarzania danych osobowych. Powierzenie takie następuje w ramach zawieranych pisemnie umów powierzenia przetwarzania danych osobowych. MOL gwarantuje, że dane powierzone w ten sposób będą przetwarzane przez ten podmiot wyłącznie w celu i zakresie określonym umową powierzenia, a podmiot ten będzie stosował środki techniczne i organizacyjne chroniące powierzone dane osobowe przed dostępem osób nieuprawnionych, przed ich utratą, zmianą lub zniszczeniem. Kategorie podmiotów trzecich którym przekazywane mogą być dane osobowe to w szczególności dostawcy usług IT, podmioty prowadzące działalność pocztową lub kurierską, drukarnie, instytucje płatnicze, podmioty prowadzące działalność doradczą, prawną, konsultingową. W zakresie dozwolonym przez obowiązujące przepisy prawa MOL może także udostępniać instytucjom zajmującym się dochodzeniem należności, w tym przedsiębiorcom zajmującym się windykacją i obrotem wierzytelnościami oraz ich pełnomocnikom.

7. Prawa i obowiązki użytkowników i klientów

W każdym przypadku użytkownicy lub klienci usług i produktów, dla których administratorem danych jest MOL, mają prawo dostępu do swoich danych oraz ich poprawiania, żądania uzupełnienia, uaktualnienia, sprostowania danych, czasowego lub stałego wstrzymania ich przetwarzania lub ich usunięcia, jeżeli są one niekompletne, nieaktualne, nieprawdziwe albo zostały zebrane z naruszeniem prawa lub są już zbędne do realizacji celu, dla którego zostały zebrane. Mają także prawo wniesienia pisemnego żądania zaprzestania przetwarzania ich danych, o ile ich dane przetwarzane są po ich uprzedniej zgodzie w celach innych niż w związku z umową lub przepisami prawa np. marketingowych.

W niektórych produktach cyfrowych lub usługach elektronicznych użytkownicy mogą samodzielnie zmienić swoje dane (hasło i adres e-mail), logując się do danego serwisu internetowego lub platformy i dokonać tej zmiany poprzez funkcjonalności edycji profilu.

Realizacja praw może również odbywać się za pośrednictwem głównej strony internetowej MOL www.mol.pl z wykorzystaniem zakładki „O firmie/ Kontakt”. W przypadkach w których osoby nie dysponują dostępem do sieci Internet realizacji praw mogą dokonać przez zgłoszenie odpowiedniego żądania listownie.

Zgodnie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO) użytkownikom lub klientom przysługują następujące prawa:

1. Prawo do wyrażenia oraz cofnięcia zgody na:

• przetwarzanie danych kontaktowych, tj. adresu e-mail w celu otrzymywania komunikacji handlowej drogą elektroniczną na adres e-mail; wyrażenie albo cofnięcie zgody może nastąpić za pośrednictwem korespondencji e-mail: mol@mol.com.pl lub listownej: MOL sp. z o.o., ul. Śląska 35-37, 81-310 Gdynia lub w ustawieniach konta w Strefie Klienta na www.mol.pl

2. Prawo do wniesienia:

• sprzeciwu w zakresie przetwarzania danych w celu przekazywania informacji handlowej (informacji o nowych modułach oprogramowania, szkoleniach, konferencjach),

• uzasadnionego sprzeciwu dotyczącego przetwarzania danych osobowych w ramach prawnie uzasadnionych interesów MOL, z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją klienta.

3. Prawo dostępu do danych, oraz uzyskania kopii danych podlegających przetwarzaniu, także w formie elektronicznej.

4. Prawo do sprostowania (poprawienia) danych osobowych, jeśli dane klienta/użytkownika znajdujące się w posiadaniu MOL są niedokładne lub niekompletne.

5. Prawo do usunięcia danych, jeśli dane klienta/użytkownika nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane i nie ma podstaw do ich przetwarzania, np. na podstawie zgody klienta/ użytkownika albo realizacji obowiązku prawnego.

6. Prawo do przenoszenia danych udostępnionych w formacie do odczytu maszynowego, np. gdyby klient/użytkownik chciał udostępnić je innemu dostawcy usług.

7. Prawo ograniczenia przetwarzania danych w następujących przypadkach:

• jeżeli klient/użytkownik ma zastrzeżenia co do prawidłowości swoich danych.

• jeżeli klient/użytkownik uważa, że MOL nie powinien przetwarzać jego danych, ale jednocześnie nie chce, aby zostały usunięte.

• jeżeli dane osobowe klienta/użytkownika nie są już potrzebne, natomiast klient/użytkownik potrzebuje ich w związku z dochodzeniem roszczeń.

• jeżeli klient/użytkownik wyraził sprzeciw wobec przetwarzania swoich danych, a obowiązkiem MOL jest sprawdzenie, czy można dalej dane przetwarzać.

Ze swoich uprawnień klient/użytkownik może skorzystać poprzez złożenie odpowiedniego żądania za pośrednictwem poczty tradycyjnej lub elektronicznej.

MOL w terminie miesiąca od otrzymania dyspozycji – udzieli informacji o działaniach podjętych w związku z żądaniem. W razie potrzeby termin realizacji żądania może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące z uwagi na skomplikowany charakter żądania lub liczbę zgłoszonych żądań.

W celu realizacji żądania klienta/użytkownika, MOL jest uprawniona do weryfikacji tożsamości klienta/użytkownika, aby jego dane nie trafiły do nieuprawnionej osoby.

Jeżeli żądanie klienta/użytkownika okazałoby się ewidentnie nieuzasadnione lub nadmierne, w szczególności ze względu na ustawiczny charakter, MOL może zażądać uzasadnionej opłaty za realizację żądania albo odmówić podjęcia działań w związku z żądaniem.

8. Prawa i obowiązki MOL

MOL zastrzega sobie prawo ujawnienia wybranych informacji dotyczących użytkownika lub klienta właściwym organom administracji publicznej, bądź osobom trzecim, które zgłoszą żądanie udzielenia takich informacji, w oparciu o odpowiednią podstawę prawną, zgodnie z przepisami obowiązującego prawa, w szczególności w przypadkach stwierdzenia naruszenia prawa lub dochodzenia roszczeń w związku z naruszeniem przepisów prawa.

MOL oświadcza, że w każdym przypadku, w którym wystąpi konieczność powierzenia przetwarzania danych w celu realizacji na rzecz MOL usługi hostingu, administracji, utrzymywania oraz zarządzania usługami lub produktami, powierzenie przetwarzania danych osobowych użytkowników lub innych danych, o których mowa w Polityce Prywatności, będzie miało miejsce na podstawie pisemnej umowy zawartej zgodnie z art. 28 RODO.

9. Profilowanie klientów/użytkowników

Dane zbierane przez MOL nie są wykorzystywane w celu podejmowania decyzji, która opiera się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu.

10. Prawa autorskie

Prawa autorskie do produktów cyfrowych oraz wszelkich prezentowanych w materiałów pisemnych i graficznych dostarczanych w ramach usług lub produktów cyfrowych należą do MOL, o ile nie zostaną oznaczone inaczej.

MOL zezwala na kopiowanie prezentowanych materiałów pisemnych i graficznych wyłącznie w celach prywatnych do użytku własnego lub na zasadzie określonej w licencji udzielanej na podstawie odrębnie zawieranej umowy.

Kopiowanie w celach komercyjnych lub nieprywatnych i rozpowszechnianie jakąkolwiek metodą znaną technice w części lub całości, w tym zamieszczonych w nim materiałów pisemnych i graficznych, jest zabronione, chyba że zostało inaczej uzgodnione z MOL. Rozpowszechnianie i korzystanie z takich materiałów jakąkolwiek metodą jest chronione ustawą o prawie autorskim i prawach pokrewnych z dnia 4.02.1994 r. i musi być wcześniej uzgodnione z MOL.

Wykorzystywanie materiałów objętych prawem autorskim bez zgody autora albo niezgodnie z powyższymi postanowieniami jest naruszeniem prawa autorskiego.

11. Zmiany w dokumencie Polityki prywatności

MOL zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszej Polityki prywatności w każdym czasie przez opublikowanie nowej polityki prywatności w używanych w tym celu kanałach informacyjnych. W razie dodatkowych pytań dotyczących ochrony prywatności, prosimy uprzejmie o kontakt przy wykorzystaniu formularza kontaktowego dostępnego na stronie https://www.mol.pl/pl/kontakt

Wprowadzenie zmian do Polityki prywatności nie będzie miało wpływu na fakt, że MOL w żadnym przypadku nie sprzedaje posiadanych danych osobowych użytkowników i klientów.

Niniejsza Polityka wchodzi w życie z dniem 25 maja 2018 r.

12. Zabezpieczenie danych

MOL stosuje środki techniczne i organizacyjne w celu zabezpieczenia przetwarzanych danych osobowych odpowiednie do zagrożeń oraz kategorii przetwarzanych danych osobowych objętych ochroną, a w szczególności zabezpiecza dane przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem przepisów oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

MOL realizuje zabezpieczenia odpowiednie do wyników analizy ryzyka prowadzonej w zakresie poufności, integralności i dostępności danych osobowych oraz z uwzględnieniem wymogów określonych w art. 32 RODO.

Bazy danych gromadzone przez MOL są zabezpieczone przed nieuprawnionym dostępem zabezpieczeniami systemowymi, fizycznymi i organizacyjnymi.

MOL oświadcza, iż dokłada należytej staranności, aby zapewnić użytkownikom wysoki poziom bezpieczeństwa w zakresie korzystania z produktów i usług cyfrowych. Wszelkie zdarzenia mające wpływ na bezpieczeństwo danych należy zgłaszać MOL telefonicznie: 58 669 80 90.

13. Prawo do wniesienia skargi

Każdej osobie, która uważa, że przetwarzanie danych przez MOL narusza przepisy prawa, przysługuje prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.